Es gibt so Themen und Fragen, die im Rahmen der Beratung immer wieder auftauchen, sei es von Seiten der Verwalter, sei es von Seiten „aufgeregter“ Eigentümer.
1. Alternative: Der Verwalter ruft an. Aus seiner Sicht gibt es einige Punkte, die er der Eigentümerversammlung zur Beschlussfassung vorlegen möchte. Aber die nächste ordentliche Versammlung ist erst in einem halben Jahr. Der Verwalter fragt sich, ob er eigentlich einfach so eine außerordentliche Versammlung einberufen darf.
2. Alternative: Ein aufgeregter Eigentümer (es kann natürlich auch eine Eigentümerin sein) ruft an: Der Verwalter habe eine außerordentliche Versammlung einberufen. Das halte er/sie für eine Frechheit. Das dürfe der Verwalter nicht, schließlich braucht es dazu mindestens ein Viertel der Wohnungseigentümer, die dieses verlangen.
Beiden Fragen liegen grundlegende Missverständnisse der gesetzlichen Regelungen zugrunde.
Das Gesetz geht bereits davon aus, dass es mehrere, wenn notwendig sogar viele Versammlungen in einem Jahr geben kann. In § 24 Abs. 1 WEG heißt es nämlich nur, dass die Versammlung der Eigentümer vom Verwalter mindestens einmal im Jahr einberufen wird. Das ist die ordentliche Versammlung. Darüber hinaus kann es auch mehrere außerordentliche Versammlungen geben.
Sodann definiert das Gesetz nur, wann der Verwalter zwingend eine Versammlung einberufen muss: Zum einen, wenn die Gemeinschaftsordnung es zwingend vorsieht, zum anderen, wenn mindestens ein Viertel der Wohnungseigentümer es in bestimmter Form verlangt, das ist das sog. Minderheitenquorum.
ABER: Der Verwalter ist darüber hinaus natürlich berechtigt, jederzeit eine außerordentliche Versammlung einzuberufen, wenn er dieses für notwendig hält. Und wann es notwendig ist, steht in seinem freien, pflichtgemäßen Ermessen. Manch aufgeregter Eigentümer wird in den Verwaltervertrag schauen, feststellen, dass der Verwalter für außerordentliche Versammlungen ja zusätzlich Honorar verlangen kann und laut deklamieren, dass man diese zusätzlichen Kosten nicht übernehmen werde. Darüber kann man im Einzelfall vielleicht diskutieren. Das ändert aber nichts daran, dass die Einberufung durch den Verwalter trotzdem wirksam ist.
Versammlungen werden vom Verwalter einberufen, mindestens einmal im Jahr, und darüber hinaus immer dann, wenn der Verwalter es für notwendig hält oder durch Vereinbarung oder Minderheitenquorum dazu verpflichtet ist.
Ein anderer Irrglaube ist, dass der Verwalter sich vorher mit dem Beirat oder den Eigentümer über Datum und Uhrzeit abstimmen müsse. Das ist falsch. Der Verwalter ist derjenige, der Ort und Zeit vorgibt. Wenn er nett ist und Diskussionen vermeiden will, stimmt er den Termin vielleicht vorher mit den Verwaltungsbeiräten ab. Verpflichtet ist er hierzu nicht. Um so weniger ist er dazu verpflichtet, eine bereits anberaumte Versammlung abzusetzen und neu zu terminieren, weil das Datum dem einen oder anderen Eigentümer nicht gefällt.
Problematischer wird es immer dann, wenn ein Verwalter nicht einberuft, obwohl es dringend geboten wäre. Dann regelt § 24 Abs. 3 WEG, dass in bestimmten Fällen der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss vorher ermächtigter Eigentümer eine Versammlung einberufen kann und darf. Aber das ist ein anderes Thema.