Herausgabe von Unterlagen bei Verwalterwechsel

Dass eine Wohnungseigentümergemeinschaft, oder, wie man sie ja jetzt nennt, Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdW), den Verwalter wechselt, ist ja ein alltäglicher Vorgang. Insbeondere die Freiheiten, die das WEMoG den Eigentümern gewährt hat, werden wohl durchaus genutzt. Und in der Regel läuft der Wechsel in der Verwaltung auch unproblematisch. Aber, oftmals gibt auch “Ärger”. Da kann oder will der vormalige Verwalter Dinge nicht herausgeben. Und dann entsteht der Streit darüber, was der “alte” dem “neuen” Verwalter eigentlich übergeben muss.

Das kann man rechtlich wunderbar herleiten. Aber es reicht auch der gesunde Menschenverstand: Die Verwaltung ist ja kein Selbstzweck. Der Verwalter ist ja nicht irgendein externer Dienstleister oder Handwerker. Er ist Organg der Gesellschaft. Und was der Verwalter macht, tut oder was er weiß, wird der GdW zugerechnet. Wir kennen das aus dem Gesellschaftsrecht: Was der Geschäftsführer weiß oder wissen mußte, das wird der Gesellschaft zugrechnet; und das gilt auch, wenn es Wissen oder Informationen sind, die sich nur “irgendwo” in Akten oder in Korrespondenz verstecken. Alles, was ein Verwalter also weiß, alles, was er an Korrespondenz führt oder an E-Mails verschickt oder erhält, das tut er nicht für sich: das tut er als Organ der GdW.

Wenn die Verwaltung also wechselt, muss dieses Wissen, früher hätte man es vielleicht als Aktenwissen bezeichnet, weil es sich in Papierform in irgendwelchen Leitzordner befand, bei der GdW bleiben. Es muss an den neuen Verwalter herausgegeben werden.

Und zu diesem Wissen gehört viel, es gehört eigentliche alles dazu, was sich in den Händen des Verwalters befindet und die GdW betrifft. So hat z.B. das Landgericht Itzehoe schon im Jahr 2015 geurteilt, dass es nicht darauf ankommen, ob es sich um Unterlagen in Papierform, oder um Dateien handele: “Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs ist jeder Vorteil, den ein Beauftragter aufgrund eines inneren Zusammenhangs mit dem geführten Geschäft erlangt bzw. erhalten hat, im Sinne von § 667 BGB als aus der Geschäftsbesorgung erlangt anzusehen. Insofern zählen zu den nach § 667, Alt. 2 BGB erhaltenen Unterlagen auch die von einem Beauftragten über die Geschäftsbesorgung selbst angelegten Akten, sonstigen Unterlagen und auch Dateien. Demgemäß fallen auch Unterlagen wie die streitgegenständlichen Dateien, durch die Daten des Auftraggebers ausgewertet, systematisiert oder weiterverarbeitet werden, unter die Herausgabepflicht nach § 667, Alt. 2 BGB bzw. nach § 2 des die Parteien verbindenden Verwaltervertrags.” (Urt. v. 22.7.2014 − 11 S 62/13)

Wenn man also früher davon gesprochen hat, dass “Unterlagen” herausgegeben werden müssen, so muss man diesen Begriff heute sicherlich weiter fassen. Denn wo wird eine Verwaltung schon noch auf ausschließlich auf Papier geführt. Herausgegeben werden müssen alle “Unterlagen”, aber auch “Informationen” im weitesten Sinne, und alle Daten im Sinne von elektronischen Dateien. Am Ende wird das in einer elektronischen Akte gipfeln, so dass dann doch wieder Akten herausgegeben werden, aber halt elektronisch. Ungeklärt ist dabei noch die Frage der Lesbarkeit der Daten und ihre Anordnung. Müssen elektronische Dateien sortiert und verschlagwortet sein? Oder kann der Vorverwalter einfach 1.000 E-Mails aus einem der gängigen Programme auf einen Datenstick kopieren und herausgeben?

Die neuen Techniken machen nicht alles einfacherer, sondern stellen uns auch vor immer neue Herausforderungen.

Werden die Unterlagen nicht oder nicht vollständig herausgegeben, dann kann die GdW, vertreten durch den neuen Verwalter, auf Herausgabe klagen.